Bureaucratie in de advocatuur?

  

  Home

  Dossiers

  Links

  

 

  

 

 

|

Andere verplichtingen in de regeling vakbekwaamheid

Nieuwe bureaucratie aflevering 10

Artikel 2 t/m 6 van de regeling vakbekwaamheid hebben allemaal betrekking op de verplichting om cursuspunten te halen en daarmee verband houdende zaken zoals de eisen waaraan de instellingen waarbij die cursussen worden gehaald moeten voldoen e.d.

Het volgende hoofdstuk, hoofdstuk 3, draagt de titel "Normen ten aanzien van de organisatie van het kantoor van de advocaat en de dienstverlening aan de cliënt". Het eerste artikel van dit hoofdstuk, artikel 7, luidt: "Voor het bepaalde in artikel 4 van de verordening geldt dat de vastlegging aantoonbaar is doorgevoerd en toetsbaar is. Hiervoor kan desgewenst gebruik worden gemaakt van een door de Algemene Raad ontwikkeld model." Artikel 4 handelt geheel over de verplichting tot het halen van cursuspunten. Gezien de tekst van artikel 7 zou men derhalve verwachten dat deze inhoudt dat zaken die betrekking hebben op het halen van cursuspunten schriftelijk moeten zijn vastgelegd en toetsbaar zijn. In het volgende artikel, artikel 8, wordt echter bepaald dat de advocaat om te voldoen aan artikel 7 heel andere zaken schriftelijk moet vastleggen. Nu gaat het om het soort kwaliteit waar tot eind 2009 de toevoegingsaudit betrekking op had.

Als zaken die moeten worden vastgelegd worden genoemd:

a. Kantoororganisatie

I. Het samenwerkingsverband als bedoeld in artikel 1 Samenwerkingsverordening 1993.

II. De wijze waarop de advocaat respectievelijk het kantoor ervoor zorg draagt dat administratieve gegevens over de zaak zodanig worden beheerd dat zij snel te vinden zijn en de voor de uitoefening van het beroep relevante informatie bevatten. Hierbij dienen de verplichtingen die voortvloeien uit de Verordening op de administratie en financiële integriteit te worden betrokken.

b. Dossier- en zaaksbeheer

I. De wijze waarop de advocaat de dossiers beheert. Voor het bepaalde in de voorgaande zin is van belang dat de dossiers snel te vinden zijn en de relevante gegevens overzichtelijk en toegankelijk (ook voor bevoegde derden) zijn vastgelegd.

II. De wijze waarop de advocaat zijn bereikbaarheid heeft afgestemd op de verwachtingen van de cliënt en gegeven de rechtspraktijk die de advocaat uitoefent.

III. De wijze waarop de advocaat zich inspant de zaak tijdig af te handelen en waarborgt dat termijnen niet worden overschreden.

IV. De wijze waarop de advocaat bij zijn afwezigheid zorgt voor een goede vervanging of voor overdracht van een dossier.

V. De wijze waarop de advocaat zorg draagt voor een zorgvuldige afsluiting en archivering van het dossier.

c. Relatie met de cliënt

I. De wijze waarop de advocaat tijdens het eerste contact met de cliënt vaststelt wat de aard en omvang van de zaak is en, indien mogelijk, een inschatting van de haalbaarheid maakt van hetgeen de cliënt verlangt. Voor het bepaalde in de vorige zin is van belang dat de advocaat hierover, voor zover gebruikelijk voor het rechtsgebied waarop de zaak ziet, een opdrachtbevestiging aan de cliënt stuurt.

II. De wijze waarop de advocaat bij aanvang de financiële consequenties met de cliënt bespreekt, zodat de cliënt zich bewust is van de consequenties van het geven van de opdracht. Voor het bepaalde in de vorige zin is van belang dat de advocaat hierover, voor zover gebruikelijk voor het rechtsgebied waarop de zaak ziet, een opdrachtbevestiging aan de cliënt stuurt.

III. De wijze waarop de advocaat de vertrouwelijkheid van gegevens omtrent zijn cliënt en de aan hem toevertrouwde zaken waarborgt.

IV. De wijze waarop advocaat de cliënt, gevraagd en ongevraagd, tijdig voorziet van alle voor de cliënt belangrijke (financiële) informatie.

V. De wijze waarop de advocaat de kwaliteit van de ingeschakelde derden waarborgt en de cliënt van de inschakeling van tevoren op de hoogte brengt.

VI. De wijze waarop de advocaat het oordeel van cliënten bij het verbeteren van zijn dienstverlening betrekt.

VII. De wijze waarop de advocaat zorg draagt voor een klachtenregeling.

d. Informatiemanagement

De wijze waarop - voor zover van toepassing - het informatiemanagement wordt toegepast ten aanzien van e-mails, de kantoorwebsite en de bescherming van persoonsgegevens.

e. Risicomanagement

De wijze waarop de risicoanalyse en het melden van risico's plaats vindt en wat de procedures zijn. Hierbij wordt betrokken welk werk een kantoor niet zal verrichten in verband met de voor het kantoor niet-aanvaardbare risico's. Tevens wordt opgenomen een overzicht van de algemene risico's en oorzaken van claims in relatie tot de gebieden waarop het kantoor werkzaam is en een instructie voor werkzaamheden die wel worden verricht ondanks dat ze een hoger dan normaal voor het kantoor risico met zich meebrengen, inclusief afwijkend toezicht en meldplicht.

f. Belangenverstrengeling

De wijze waarop belangenverstrengeling wordt geïdentificeerd en hoe adequaat wordt opgetreden als hiervan sprake is.

Kennelijk handelt artikel 7 dus toch over hele andere zaken dan het behalen van cursuspunten. Voor de advocaat is het van belang dat hierover snel duidelijkheid is, want in de CCV-formulieren, de formulieren die de advocaat voor 14 maart 2011 via de computer moet inleveren en die ook de "digitale Radhakishunformulieren" worden genoemd, komt een vraag 7.2 voor, die als volgt luidt:

"Op welke wijze heeft u invulling gegeven aan de verplichting tot vastlegging van de vereisten uit artikel 7 Regeling vakbekwaamheid?

Meerdere antwoorden mogelijk

Vervolgens kunnen de volgende antwoorden aangevinkt worden:

  • Door middel van een accountantsverklaring m.b.t. de kantoororganisatie;

  • Door middel van een kantoorhandboek (anders dan het NovA-kantoorhandboek);

  • Door middel van het NovA-kantoorhandboek;

  • Anders namelijk: (invullen)"

Met het NovA-kantoorhandboek wordt bedoeld een voorziening waarvan een advocaat tegen betaling van ? 250,-- per jaar gebruik kan maken. Zie daarvoor:

http://www.advocatenorde.nl/kantoorhandboek/

De orde van advocaten claimt auteursrecht op dit kantoorhandboek, wat betekent dat advocaten die geen licentie hebben voor dit kantoorhandboek er geen gebruik van mogen maken. Voorts doet dit de vraag rijzen of dit betekent dat advocaten die wel een licentie hebben en teksten van het kantoorhandboek van de Orde van advocaten in hun eigen stukken opnemen, het recht hebben exemplaren hiervan aan collega's ter beschikking te stellen. In het algemeen rijst de vraag of het gepast is dat een organisatie die transparantie en integriteit zo hoog in het vaandel heeft staan auteursrecht claimt op een dergelijk kantoorhandboek.

Alvorens hier nader op in te gaan eerst enkele opmerkingen over een actueler onderwerp, de ccv-formulieren, ook wel "digitale Radhakishunformulieren" genoemd. Dit onderwerp is actueel omdat deze formulieren voor 14 februari a.s. moeten zijn ingeleverd.

 

4 februari 2011